Een factuur maken als zzp’er begint met meer dan je bedrijfsnaam, een bedrag en een rekeningnummer. De Belastingdienst stelt eisen aan de namen en adressen, factuurdatum, nummering, omschrijving, leverdatum en btw. Ontbreekt verplichte informatie, dan kan je opdrachtgever problemen krijgen met de btw-aftrek en moet jij de factuur herstellen.

In deze gids voor 2026 vind je een complete checklist, een rekenvoorbeeld en uitleg voor bijzondere situaties zoals de KOR, een factuur onder 100 euro, een creditfactuur en een buitenlandse klant. Zo kun je een professioneel sjabloon maken dat je bij iedere opdracht opnieuw gebruikt.

Wanneer moet je als zzp’er een factuur sturen?

Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een vereniging of stichting, dan moet je meestal een factuur uitreiken. Bij verkoop aan particulieren is een factuur voor de btw vaak niet verplicht, behalve in specifieke situaties. Een consument mag natuurlijk wel om een betalingsbewijs of factuur vragen.

Ook wanneer je klant zelf de factuur opstelt, blijf jij als leverancier verantwoordelijk voor de juistheid. Bij deze vorm van selfbilling moeten jullie vooraf afspraken maken en moet op het document staan dat de factuur door de afnemer is uitgereikt.

Wat moet er verplicht op een zzp-factuur staan?

Een volledige factuur bevat gegevens over jou, je klant, de levering en de btw. Gebruik de onderstaande onderdelen als vaste controle voordat je een factuur verstuurt.

1. Jouw volledige naam en adres

Vermeld je juridische naam. Een handelsnaam mag ook wanneer die samen met het adres en de vestigingsplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Gebruik het adres waar je onderneming feitelijk is gevestigd; alleen een postbusnummer is niet voldoende.

2. Volledige naam en adres van de klant

Zet de juiste juridische of geregistreerde handelsnaam en het volledige adres van de afnemer op de factuur. Controleer bij een nieuwe zakelijke klant de gegevens vooraf. Een typefout in de naam lijkt klein, maar kan bij de verwerking of btw-controle vragen oproepen.

3. Je btw-identificatienummer

Vermeld je btw-identificatienummer, het nummer met NL erin dat je gebruikt in contact met klanten en leveranciers. Gebruik op de factuur niet automatisch je omzetbelastingnummer; dat nummer is bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst.

4. Je KVK-nummer

Sta je ingeschreven in het Handelsregister, dan hoort je KVK-nummer op de factuur. Zet dit samen met je btw-id op een vaste plek in de kop of voettekst van je sjabloon.

5. De factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur uitreikt. Deze datum bepaalt bij het factuurstelsel meestal in welk btw-tijdvak je de omzet en btw aangeeft. Verander een datum daarom niet alleen om de factuur in een ander kwartaal te laten vallen.

6. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer

Iedere factuur krijgt een nummer dat maar één keer voorkomt. Je mag één of meerdere opeenvolgende reeksen gebruiken. Een praktische reeks is bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en 2026-003. Het jaartal is niet verplicht, maar maakt zoeken en archiveren eenvoudiger.

7. Omschrijving en omvang van de levering

Beschrijf wat je hebt geleverd en hoeveel. Bij een dienst kun je bijvoorbeeld vermelden: vier uur administratief advies over augustus. Bij goederen noteer je het soort product, het aantal en eventueel de eenheidsprijs. Een omschrijving als werkzaamheden is meestal te vaag.

8. Leverdatum of datum van vooruitbetaling

Noteer wanneer de goederen of diensten zijn geleverd. Is er vooraf betaald, vermeld dan de datum van die vooruitbetaling. Valt de leverdatum samen met de factuurdatum, dan mag je dat duidelijk op dezelfde regel aangeven.

9. Bedragen exclusief btw

Vermeld de vergoeding exclusief btw. Gebruik je verschillende btw-tarieven, splits dan de bedragen per tarief. Voeg waar relevant aantallen, uren, eenheidsprijzen, korting en subtotaal toe, zodat de berekening controleerbaar is.

10. Btw-tarief en btw-bedrag

Zet per onderdeel het toepasselijke btw-tarief en het berekende btw-bedrag op de factuur. Tel onderaan het subtotaal exclusief btw, de btw per tarief en het totaal inclusief btw afzonderlijk op. Bij een vrijstelling, KOR of verleggingsregeling gelden aangepaste vermeldingen.

Voorbeeld van een zzp-factuur met 21 procent btw

Stel dat je tien uur advies levert tegen 75 euro per uur. Het subtotaal is dan 750 euro exclusief btw. Bij 21 procent btw bereken je 157,50 euro btw. Het te betalen totaal wordt 907,50 euro.

Op de factuur zet je naast deze bedragen de omschrijving, omvang van tien uur, leverdatum, factuurdatum en alle bedrijfsgegevens. Vermeld bij de betaling bijvoorbeeld: maak 907,50 euro binnen veertien dagen over onder vermelding van factuurnummer 2026-014.

Hoe werkt een goede factuurnummering?

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en iedere factuur eenduidig identificeren. Je hoeft niet per se met nummer één te beginnen, maar er mogen geen onverklaarde dubbele nummers ontstaan. Meerdere reeksen zijn toegestaan, bijvoorbeeld één reeks per vestiging of verkoopkanaal, zolang iedere reeks logisch en controleerbaar blijft.

Verwijder een verzonden foutieve factuur niet uit je administratie en gebruik het nummer niet opnieuw. Maak een correctie of creditfactuur en koppel die aan het oorspronkelijke nummer. Zo blijft de geschiedenis compleet.

Wanneer moet je de factuur versturen?

Voor de btw stuur je een verplichte factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld op 23 september, dan moet de factuur uiterlijk 15 oktober zijn uitgereikt. Eerder factureren mag natuurlijk.

Stuur je de factuur te laat, dan kan de btw toch thuishoren in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten verzenden. Maak daarom direct na oplevering een vaste facturatiemoment in je agenda of automatiseer dit in je boekhoudpakket.

Welke betaaltermijn zet je op een factuur?

De betaaltermijn spreek je bij voorkeur al af in je offerte, overeenkomst of algemene voorwaarden. Voor zakelijke transacties is zonder afgesproken termijn doorgaans een termijn van dertig dagen van toepassing. Bedrijven mogen meestal niet langer dan zestig dagen afspreken, behalve wanneer een langere termijn aantoonbaar niet onredelijk is.

Grootbedrijven moeten facturen van mkb-ondernemingen en zelfstandigen in beginsel binnen dertig dagen betalen. Voor overheden geldt eveneens meestal dertig dagen. Bij consumenten mag je zelf een redelijke betaaltermijn vastleggen. Een veelgebruikte praktische termijn is veertien of dertig dagen.

Een vervaldatum is niet hetzelfde als de factuurdatum. Zet bij voorkeur beide op het document. Vermeld daarnaast je IBAN, tenaamstelling en het betalingskenmerk. Die gegevens zijn praktisch belangrijk, maar vervangen de wettelijke factuurgegevens niet.

Factuur zonder btw bij de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan mag je geen btw aan je klant berekenen. Vermeld dus geen btw-tarief of btw-bedrag. Maak op de factuur duidelijk dat een vrijstelling voor de omzetbelasting van toepassing is. Je klant kan dan ook geen btw over jouw factuur terugvragen.

Blijf wel je factuurnummers, omzet en betaalstatus bijhouden. De KOR vermindert je btw-verplichtingen, maar je hebt nog steeds een administratie nodig voor de inkomstenbelasting, omzetgrens en bedrijfsvoering. Zodra je KOR-deelname eindigt, moet je vanaf de officiële datum weer de normale btw-regels volgen.

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken?

Bij een factuurbedrag van maximaal 100 euro inclusief btw mag je doorgaans een vereenvoudigde factuur uitreiken. Dat mag ook wanneer het document een eerdere factuur wijzigt. Je vermeldt minimaal de factuurdatum, jouw naam en adres, de aard van de levering en het btw-bedrag of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend.

Bij een wijziging moet je ook naar de oorspronkelijke factuur verwijzen. Voor onder meer intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en bepaalde grensoverschrijdende prestaties waarbij btw is verlegd, mag je geen vereenvoudigde factuur gebruiken.

Een foutieve factuur corrigeren

Ontdek je een fout voordat de klant heeft betaald of verwerkt, stuur dan zo snel mogelijk een gecorrigeerde factuur en maak duidelijk welke versie geldig is. Heeft de fout invloed op het bedrag of de btw, gebruik dan vaak een creditfactuur voor de oorspronkelijke boeking en een nieuwe juiste factuur.

Geef een correctie een eigen opeenvolgend nummer en verwijs naar de datum en het nummer van de oorspronkelijke factuur. Bewaar beide documenten. Als de verkeerde btw al in een aangifte is verwerkt, moet je mogelijk ook de btw-aangifte corrigeren.

Digitale factuur, pdf en e-factuur

Een digitale factuur moet aan dezelfde inhoudelijke eisen voldoen als een papieren document. Een pdf per e-mail is een digitale factuur. Een echte e-factuur bevat gestructureerde gegevens die automatisch in de administratie van de klant kunnen worden verwerkt; dit is dus meer dan alleen een pdf.

Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht. Andere opdrachtgevers kunnen dit contractueel vragen, bijvoorbeeld via Peppol. Vraag vóór de eerste factuur welk formaat, ordernummer, kostenplaats of leveranciersportaal de klant gebruikt.

Factureren aan een buitenlandse klant

Bij een buitenlandse klant hangen btw en factuurvermeldingen af van het land, type klant en soort levering. Bij veel diensten aan een ondernemer in een ander EU-land wordt de btw verlegd. Je vermeldt dan geen Nederlandse btw, maar wel de juiste verleggingsvermelding en meestal het btw-identificatienummer van de afnemer.

Controleer het buitenlandse btw-nummer en bewaar het resultaat. Voor goederen, digitale diensten, consumenten en klanten buiten de EU kunnen andere regels gelden. Gebruik bij internationale facturen geen standaardinstelling zonder eerst te bepalen waar de prestatie voor de btw belast is.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Bewaar ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt tien jaar. Bij bepaalde EU-regelingen geldt eveneens een bewaartermijn van tien jaar. De termijn komt boven op de periode waarin gegevens nog actueel onderdeel van je administratie zijn.

Bewaar een digitale factuur in de digitale vorm waarin je deze hebt ontvangen of verstuurd. Alleen afdrukken is dan niet voldoende. Scannen mag wanneer de scan een juiste, volledige en controleerbare weergave van het origineel is en ook relevante echtheidskenmerken behouden blijven.

Professionele gegevens die niet altijd verplicht zijn

Een logo, e-mailadres, telefoonnummer, website, IBAN, betaaltermijn, vervaldatum, projectnummer en contactpersoon maken je factuur duidelijker, maar behoren niet allemaal tot de fiscale basisvereisten. Voeg vooral informatie toe die de klant helpt de factuur snel goed te keuren en betalen.

Voorkom een druk ontwerp. Zet afzender en klantgegevens bovenaan, plaats factuurnummer en datums bij elkaar, gebruik een overzichtelijke tabel voor de regels en eindig met subtotalen, btw en totaalbedrag. Laat het betalingsverzoek en rekeningnummer duidelijk opvallen.

Stappenplan: in vijf minuten een factuur controleren

Stap 1. Controleer beide partijen

Vergelijk jouw naam, adres, KVK-nummer en btw-id met de actuele registratie. Controleer daarna de juridische naam en het adres van de klant.

Stap 2. Controleer nummer en datums

Bekijk of het factuurnummer uniek en opeenvolgend is. Controleer de factuurdatum, leverdatum en vervaldatum afzonderlijk.

Stap 3. Controleer de factuurregels

Moeten aantallen, uren, periode, eenheidsprijs of korting worden vermeld? Zorg dat een buitenstaander kan begrijpen wat je hebt geleverd.

Stap 4. Bereken btw en totalen opnieuw

Tel de bedragen exclusief btw op, bereken ieder btw-tarief apart en controleer of subtotalen samen gelijk zijn aan het eindtotaal.

Stap 5. Test de betaling

Controleer IBAN, tenaamstelling, betaaltermijn en betalingskenmerk. Verstuur de factuur naar het afgesproken adres of portaal en bewaar de verzonden versie.

Veelgemaakte fouten op zzp-facturen

Veel voorkomende fouten zijn een ontbrekende leverdatum, een omzetbelastingnummer in plaats van het btw-id, dubbele factuurnummers, bedragen zonder duidelijke uitsplitsing en een te algemene omschrijving. Ook wordt regelmatig btw berekend terwijl een vrijstelling of verleggingsregeling geldt, of juist weggelaten zonder geldige reden.

Gebruik daarom één actueel sjabloon en verander fiscale instellingen niet per klant zonder controle. Laat je boekhoudsoftware factuurnummers genereren, maar controleer zelf of klantgegevens, btw-behandeling en leverdatum kloppen. Software neemt de verantwoordelijkheid niet van je over.

Veelgestelde vragen over facturen voor zzp’ers

Moet mijn rekeningnummer verplicht op de factuur?

Een IBAN behoort niet tot de fiscale basisgegevens van een volledige factuur, maar is praktisch vrijwel altijd nodig om betaald te worden. Vermeld ook de tenaamstelling en het gewenste betalingskenmerk.

Mag ik ieder jaar opnieuw bij 001 beginnen?

Dat kan wanneer het jaartal onderdeel is van het unieke nummer en de reeks duidelijk blijft, bijvoorbeeld 2026-001 na 2025-128. Ieder volledig factuurnummer mag maar één keer voorkomen.

Moet ik een factuur aan een particulier sturen?

Voor de btw is dat meestal niet verplicht, maar er bestaan uitzonderingen. Bovendien kunnen consumentenrecht, brancheafspraken of je eigen voorwaarden een document vereisen. Een duidelijk betalingsbewijs blijft verstandig.

Mag ik een Word- of Excel-factuur gebruiken?

Ja, zolang de factuur aan alle eisen voldoet, de nummering klopt en je het verzonden document onveranderlijk en controleerbaar bewaart. Boekhoudsoftware verkleint wel de kans op dubbele nummers en rekenfouten.

Moet een factuur worden ondertekend?

Een handtekening is voor een normale Nederlandse btw-factuur geen standaardvereiste. Een overeenkomst, opdrachtgever of specifieke branche kan aanvullende afspraken bevatten.

Wat doe ik als een klant te laat betaalt?

Stuur eerst een vriendelijke herinnering en verwijs naar de factuur en vervaldatum. Bij consumenten moet je vóór incassokosten een kosteloze aanmaning met de juiste termijn sturen. Voor zakelijke klanten gelden de afspraken en wettelijke regels voor rente en incassokosten.

Maak één goed sjabloon en factureer consequent

Een correcte zzp-factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met vaste bedrijfsgegevens, opeenvolgende nummers, duidelijke regels en een automatische btw-berekening voorkom je de meeste fouten. Controleer vooral klantgegevens, leverdatum en btw-behandeling voordat je op verzenden klikt.

Werk je met de KOR, buitenlandse klanten, meerdere btw-tarieven of de verleggingsregeling? Maak daarvoor aparte sjablonen met de juiste vermeldingen. Zo hoef je niet iedere keer opnieuw te bepalen welke regels op de factuur van toepassing zijn.

Let op: factuur- en btw-regels kunnen wijzigen en uitzonderingen hangen af van je levering en klant. Controleer bij twijfel de actuele informatie van de Belastingdienst of laat je factuursjabloon professioneel beoordelen.